Rejestry, ewidencje i archiwa

Sąd Rejonowy w Żninie zgodnie z zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości  z  dnia  12 grudnia 2003r. ( Dz.Urz. MS nr 5 poz. 22 z późn. zm.) w sprawie organizacji  i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej prowadzi wszystkie rejestry i ewidencje przewidziane w tym zarządzeniu.

Zgodnie z zarządzaniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych    w jednostkach   organizacyjnych resortu sprawiedliwości, a w szczególności załącznika do zarządzania - "Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w resorcie sprawiedliwości" (Dz. Urz. Min. Spr. nr. 8 poz. 55) ma archiwum zakładowe. Archiwum zakładowe służy do czasowego przechowywania dokumentacji powstałej w toku działania Sądu. Dokumentacja w archiwum przechowywana jest do czasu przekazania jej do archiwum państwowego (materiały archiwalne - kategoria A) lub do składnicy surowców wtórnych (dokumentacja niearchiwalna - kategoria B). Bezpośredni nadzór nad działalnością archiwum sprawuje kierownik komórki organizacyjnej. Natomiast nadzór merytoryczny sprawuje właściwe archiwum państwowe.

Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest udostępniana dla celów służbowych w zasadzie na miejscu. Dla celów służbowych akta wypożycza się tylko w obrębie danej jednostki organizacyjnej. Wypożyczanie akt poza obręb sądu następuje tylko za zgodą kierownika jednostki i na pisemny wniosek.

Prawo do wstępu do archiwum zakładowego ma wyznaczony pracownik przeszkolony oraz jego przełożeni i przedstawiciele organów kontroli po okazaniu upoważnienia.